A. PENGAUDITAN
1. Apakah maksud pengauditan?
Pengauditan boleh ditakrifkan sebagai suatu pemeriksaan, analisa dan nilaian yang berterusan dan sistematik ke atas penyata kewangan, rekod, operasi dan pentadbiran sesuatu organisasi bagi menentukan samada prinsip-prinsip am perakaunan, polisi-polisi pengurusan, peraturan dan prosedur dipatuhi.
2. Mengapa pengauditan perlu dijalankan?
Pengauditan dijalankan bagi memastikan:
(i)kehendak undang-undang dan peraturan telah dipatuhi;
(ii)mendedahkan faktor atau elemen yang tidak mendorong kepada kecekapan, keberkesanan, dan ekonomi berhubung dengan perakaunan Negara;
(iii)memberi pendapat sama ada penyata kewangan menunjukkan satu kenyataan yang benar dan munasabah mengenai kedudukan dan ketepatan rekod-rekod mengikut piawaian pengauditan yang diterima pakai.
3. Apakah mandat bagi menjalankan pengauditan?
Mandat audit diperuntukkan di bawah Perlembagaan Persekutuan dan diperincikan melalui Akta Audit 1957.
4. Siapakah yang melantik Ketua Audit Negara?
Ketua Audit Negara dilantik oleh Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong atas nasihat Perdana Menteri selepas berunding dengan Majlis Raja-Raja mengikut Artikel 105 Perlembagaan Persekutuan.
5. Apakah tanggungjawab Ketua Audit Negara?
Perkara 106 Perlembagaan Persekutuan dan Akta Audit 1957 menggariskan tanggungjawab Ketua Audit Negara untuk mengaudit Akaun Kerajaan Persekutuan dan Negeri, Agensi Kerajaan, Pihak Berkuasa Awam Lain dan Badan-badan yang ditentukan dengan perintah Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong.
6. Apakah kuasa Ketua Audit Negara?
Ketua Audit Negara berkuasa penuh untuk mendapatkan segala maklumat dan keterangan serta penjelasan dalam menjalankan kewajipannya. Beliau berhak memeriksa semua dokumen dan boleh meminta individu tertentu memberi keterangan secara bersumpah serta memberi kuasa kepada mana-mana individu menjalankan penyiasatan dan pemeriksaan bagi pihak beliau. Di samping itu, Ketua Audit Negara juga boleh mendapatkan khidmat nasihat perundangan bagi menjalankan tugasnya. Segala keterangan dan maklumat yang didapati oleh Ketua Audit Negara berkaitan dengan kewajipannya adalah rahsia.
7. Apakah skop pengauditan yang dijalankan?
Pengauditan Penyata Kewangan - untuk mengesahkan penyata kewangan tahunan yang dikemukakan oleh Kerajaan Persekutuan/Negeri/Agensi Kerajaan bagi memenuhi keperluan undang-undang dan standard perakaunan. Melalui pengauditan ini Ketua Audit Negara akan memberi pendapat sama ada penyata yang disediakan menggambarkan kedudukan kewangan yang benar dan saksama serta rekod-rekod perakaunan mengenainya telah diselenggarakan dengan teratur dan dikemas kini.
Pengauditan Pematuhan - untuk menentukan sama ada pengurusan kewangan di Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan dilaksanakan mengikut undang-undang dan peraturan kewangan yang berkaitan.
Pengauditan Prestasi - untuk menilai sama ada sesuatu program/ aktiviti Kerajaan dilaksanakan dengan cekap, berhemat serta mencapai objektif yang ditetapkan.
8. Bagaimanakah proses pengauditan dijalankan?
Proses pengauditan dibahagikan kepada 3 peringkat iaitu perancangan, pelaksanaan dan pelaporan.
Perancangan - Melibatkan 2 peringkat utama iaitu penyediaan rancangan audit tahunan dan anggaran belanjawan tahunan. Peringkat seterusnya ialah penyediaan Memorandum Perancangan Audit (APM) yang mana menggariskan butir-butir penting berkenaan strategi pengauditan. Selepas APM diluluskan, Program Audit disediakan untuk menunjukkan setiap langkah yang perlu di ambil serta memberikan anggaran masa bagi setiap langkah tersebut.
Pelaksanaan - Pengauditan akan dijalankan berdasarkan Program Audit yang telah disediakan. Sebelum pengauditan dijalankan, entrance conference akan dibuat dengan pihak auditee untuk menjelaskan objektif, skop dan methodologi audit yang akan dijalankan.
Pelaporan - Pelaporan biasanya berhubung dengan Akaun dan aktiviti Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan serta ulasan-ulasan dan cadangan-cadangan konstruktif Ketua Audit Negara.
9. Siapakah yang diaudit?
Pengauditan dibuat terhadap 26 Kementerian dan 96 Jabatan Persekutuan, 13 Kerajaan Negeri, 120 Penyata Kewangan dan 12 Kumpulan Wang Badan Berkanun Persekutuan, 124 Badan Berkanun Negeri, 144 Pihak Berkuasa Tempatan, 15 Majlis Agama Islam, Kumpulan Wang Amanah, Akaun Amanah serta 496 Syarikat Kerajaan (di mana Kerajaan memiliki 50% atau lebih ekuiti).
10. Apakah jenis laporan yang dikeluarkan oleh Ketua Audit Negara?
(i) Penyata Akaun Awam dan Pengurusan Kewangan Kementerian/Jabatan Kerajaan Persekutuan
(ii) Aktiviti Kementerian/Jabatan dan Pengurusan Syarikat Kerajaan Persekutuan
(iii) Penyata Kewangan Kerajaan Negeri dan Pengurusan Kewangan Jabatan/Agensi Negeri
(iv) Aktiviti dan Kajian Khas Jabatan/Agensi Kerajaan Negeri
(v) Pengurusan Kewangan dan Aktiviti Badan Berkanun Persekutuan
11. Bagaimanakah proses Laporan Audit dikeluarkan?
(i)Perbincangan dan semakan pemerhatian Audit diadakan di pelbagai peringkat pegawai bagi memastikan pengauditan dilaksanakan mengikut standard, polisi dan prosedur yang ditetapkan serta mencapai objektif pengauditan;
(ii)Perbincangan dengan auditi melalui exit conference mengenai penemuan, penilaian, kesimpulan dan syor audit;
(iii) Draf Laporan Ketua Audit Negara berhubung perkara yang dilaporkan dikemukakan kepada Ketua Kementerian/Jabatan/Agensi untuk disemak. Maklum balas perlu dikemukakan dalam tempoh 2 minggu dari tarikh draf Laporan dihantar kepada Ketua Kementerian/Jabatan/Agensi berkenaan. Draf Laporan akan dimuktamadkan dengan mengambil kira maklum balas yang diterima daripada pihak agensi.
12. Apakah jenis sijil yang dikeluarkan oleh Ketua Audit Negara?
(i) Sijil Tanpa Teguran - Penyata Kewangan telah disediakan dan dipersembahkan mengikut piawaian yang diterima pakai, diamalkan secara konsisten, seragam serta pendedahan yang mencukupi.
(ii) Sijil Berteguran – Perkara material yang boleh menjelaskan kesaksamaan penyata kewangan dari aspek prinsip perakaunan yang digunakan, konsistensi atau had disebabkan kekangan skop pengauditan.
(iii)Sijil Bertentangan – Penyata kewangan tidak menunjukkan kedudukan yang benar dan saksama atau tidak mematuhi prinsip perakaunan yang diterima umum. Kesan perbezaan pendapat adalah material dan menyeluruh terhadap penyata kewangan dan pendapat berteguran tidak memadai untuk mendedahkan kekeliruan atau penyata kewangan tidak sempurna.
(iv)Sijil Penafian – Kesan yang mungkin timbul daripada kekangan skop pengauditan adalah material dan menyeluruh di mana bukti tidak mencukupi untuk memberi pendapat terhadap penyata kewangan.
13. Bagaimanakah kebebasan Ketua Audit Negara dikekalkan?
Ketua Audit Negara dilantik dan bertanggungjawab kepada DYMM Seri Paduka Baginda Yang Di Pertuan Agong, kebebasan Ketua Audit Negara diperjelaskan di dalam Seksyen 7, Akta Audit berkaitan dengan kuasa-kuasa Ketua Audit Negara seperti yang dinyatakan di atas.
14. Siapakah yang mengaudit Jabatan Audit Negara?
Jabatan Audit Negara diaudit oleh Sektor Audit Kerajaan Persekutuan dan pasukan Naziran Jabatan Audit Negara bagi memastikan setiap transaksi mengikut peraturan yang ditetapkan. Teguran akan dibuat sekiranya peraturan tidak dipatuhi. Sebagai pengguna sistem eSPKB, Jabatan Audit Negara juga turut diperiksa oleh pasukan Naziran Akauntan Negara Malaysia.
15. Apakah pengiktirafan yang telah diperolehi oleh Jabatan Audit Negara?
Jabatan Audit Negara telah dianugerahkan Sijil MS ISO 9001:2008 bagi pengauditan Penyata Kewangan dan Pengauditan Pengurusan Kewangan (Indeks Akauntabiliti) pada 4 September 2009.
B. PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
B.1 - ISU WARAN PERJAWATAN
1. Apakah Waran Perjawatan?
Waran Perjawatan ialah satu dokumen rasmi yang dikeluarkan oleh Bahagian Belanjawan, Perbendaharaan Malaysia di bawah Akta Prosedur Kewangan 1957 [Seksyen 15(3)] bagi tujuan meluluskan sesuatu perubahan kepada Senarai Perjawatan Tahunan yang digunakan oleh semua Kementerian dan Jabatan Kerajaan.
Waran Perjawatan dikeluarkan secara berasingan mengikut Maksud Perbelanjaan yang meliputi perubahan-perubahan perjawatan yang dibuat dari semasa ke semasa dalam satu-satu tahun.
Waran Perjawatan Persekutuan, antara lain mengandungi maklumat-maklumat berikut:
(i) Maksud Perbelanjaan;
(ii) Butiran / Program / Aktiviti / Jawatan;
(iii) Tajuk Program / Aktiviti / Jawatan;
(iv) Gred Jawatan;
(v) Kod Gaji;
(vi) Kod Skim;
(vi)i Kod Pekerjaan;
(vii) Bilangan Jawatan;
(ix ) Taraf / Jenis Jawatan; dan
(x) Butir-butir Perubahan.
2. Apakah Waran Omnibus?
Waran Omnibus ialah Waran Perjawatan yang dikeluarkan secara berkelompok untuk maksud perbelanjaan yang berkenaan.
Waran ini dikeluarkan untuk mengemaskini buku Senarai Perjawatan tahun baru berikutan daripada perubahan-perubahan yang telah diluluskan melalui waran-waran perjawatan yang dikeluarkan dalam tempoh bulan September hingga Disember tahun sebelumnya yang tidak sempat dimasukkan di dalam buku tersebut.
3. Apakah Jawatan Khas Untuk Penyandang?
Jawatan Khas Untuk Penyandang (KUP) ialah jawatan yang diwujudkan bagi mengekalkan atau menyesuaikan gred hakiki penyandang apabila berlaku perbezaan dengan gred hakiki jawatan yang disandarkan. Jawatan yang diwujudkan itu adalah KUP sahaja dan akan dihapuskan sebaik sahaja penyandangnya meninggalkan jawatan tersebut.
4. Apakah Bilakah Waran Perjawatan dikeluarkan?
Waran perjawatan dikeluarkan apabila Bahagian Pembangunan Organisasi (BPO), Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) menerima permohonan daripada Kementerian/Jabatan Kerajaan sama ada bagi tujuan pewujudan jawatan-jawatan baru, pemansuhan jawatan, atau penyusunan semula struktur organisasi Jabatan.
Setelah diperakukan, Bahagian Belanjawan, Perbendaharaan Malaysia akan mengeluarkan Waran Perjawatan.
B.2 - ISU PERTUKARAN
1. Apakah kriteria bagi seseorang pegawai untuk memohon pertukaran?
Syarat permohonan pertukaran:
(i) Kepentingan Perkhidmatan;
(ii) Tempoh perkhidmatan di jawatan sekarang;
(iii) Mengikut suami dan isteri;
(iv) Menjaga ibu bapa;
(v) Masalah kesihatan pegawai atau keluarga pegawai; dan
(v) Kesulitan kewangan;
2. Bagaimanakah permohonan pertukaran dilaksanakan?
Bagi pertukaran ke luar JAN, pegawai hendaklah memohon melalui Ketua Jabatan dan dikemukakan kepada BPSM untuk dipanjangkan kepada JPA atau JPM.
Bagi permohonan pertukaran di dalam JAN, proses pertukaran tertakluk kepada kekosongan dan sebab-sebab bertukar serta kesesuaian pengganti.
Ketua Jabatan pegawai juga hendaklah memperakukan permohonan pertukaran pegawai sama ada dengan pengganti serentak atau pengganti kemudian bagi memudahkan urusan pertukaran.
3. Saya telah menghantar surat permohonan pertukaran ke BPSM. Bilakah saya akan dapat bertukar?
Permohonan pertukaran akan diproses setelah dipertimbangkan dan jika tempat yang di pohon mempunyai kekosongan dan mengikut giliran bertukar.
Mesyuarat Pertukaran akan dilaksanakan 2 kali setahun iaitu bulan Mei dan November bagi tujuan kajian pusingan kerja. Namun, mesyuarat pertukaran juga akan diadakan setiap kali urusan pemangkuan atau pelantikan pegawai baru.
4. Bagaimanakahcara untuk saya membuat permohonan pertukaran suka sama suka?
Permohonan mestilah dipersetujui oleh kedua-dua belah pihak dan perlu mendapatkan sokongan Ketua Jabatan.
B.3 - ISU PERKHIDMATAN
1. Apakah tujuan pengesahan lantikan?
Pengesahan pelantikan bertujuan untuk menentukan:
(i) pegawai telah menerima tawaran pelantikan;
(ii) pegawai telah memenuhi semua syarat yang ditetapkan dalam surat tawaran; dan
(iii) tarikh pegawai mula berkhidmat.
2. Apakah dokumen yang diperlukan dalam urusan pengesahan pelantikan?
Pegawai hendaklah mengemukakan dokumen berikut melalui BPSM dikemukakan ke Pihak Berkuasa Melantik untuk pertimbangan:
(i) Surat setuju terima pelantikan (6A);
(ii) Surat akuan sumpah (6B);
(iii) Surat aku janji;
(iv) Surat akuan doktor; dan
(v) Penyata perubahan (Kew 8).
3. Adakah tapisan keselamatan diperlukan untuk urusan pengesahan pelantikan?
Pegawai yang dilantik ke perkhidmatan awam dikehendaki menjalani dan lulus tapisan keselamatan sama ada sebelum atau setelah disahkan dalam perkhidmatan.
Pegawai hendaklah mengemukakan maklumat tapisan keselamatan dalam tempoh 30 hari mulai tarikh melaporkan diri bertugas dan lulus tapisan keselamatan sebaik-baiknya sebelum disahkan dalam perkhidmatan.
4. Bolehkah gaji permulaan diselaraskan ke mata gaji yang lebih tinggi berdasarkan gaji akhir?
Berdasarkan Peraturan 23(5) (P.U. (A) 176/2005, pegawai yang telah disahkan perkhidmatan dalam jawatan terdahulu dan kemudiannya dilantik ke dalam skim perkhidmatan yang lain atau lantikan kontrak ke lantikan tetap, gaji permulaan pegawai itu boleh diselaraskan ke suatu mata gaji yang lebih tinggi dengan mengemukakan dokumen sokongan berikut:
(i) surat iringian/sokongan daripada Jabatan;
(ii) salinan kenyataan perkhidmatan yang lengkap dan dikemaskini;
(iii) surat permohonan pegawai; dan
(iv) LNPT dan senarai tugas jawatan terdahulu (bagi pegawai kontrak).
5. Bilakah seseorang pegawai awam layak disahkan dalam perkhidmatan?
Pegawai yang telah mendapat pengesahan lantikan perlu melengkapkan syarat berikut sebelum disahkan dalam perkhidmatan:
(i) berjaya menjalani tempoh percubaan 1-3 tahun;
(ii) berjaya menjalani tempoh percubaan 1-3 tahun;
(iii) lulus peperiksaan perkhidmatan yang ditetapkan; dan
(iv) mendapat sokongan daripada Ketua Jabatan.
6. Apakah dokumen yang diperlukan bagi tujuan pengesahan dalam perkhidmatan?
(a) Borang perakuan pengesahan dalam perkhidmatan (Jadual Ketiga P.U. (A) 176);
(b) Borang Opsyen bagi skim KWSP mengikut subseksyen 6A(1) Akta Pencen 1980 (Jadual Kelima P.U. (A) 176); dan
(c) Kenyataan Perkhidmatan kemaskini dengan catatan:
• hadir dengan jayanya kursus Induksi Umum dan Khusus
• keputusan peperiksaan yang disyaratkan
• pelanjutan tempoh percubaan (jika berkenaan)
• keputusan tatatertib (jika berkenaan)
7. Bilakah pegawai layak diberi taraf berpencen?
Pegawai yang tidak memilih Skim KWSP layak diberi taraf berpencen mengikut undang-undang pencen setelah genap tiga (3) tahun berkhidmat.
Permohonan dikemukakan satu (1) hari selepas genap tiga (3) tahun menggunakan borang yang dinyatakan dalam Jadual Keenam P.U. (A) 176/2005 kepada Pihak Berkuasa Melantik.
8. Bilakah seseorang pegawai boleh bersara secara pilihan?
Seksyen 12, Akta Pencen 1980 (Akta 227), memperuntukkan kemudahan untuk anggota perkhidmatan awam bersara secara pilihan sekiranya berumur sekurang-kurangnya 40 tahun pada tarikh persaraan yang dipohon dan beliau mempunyai tempoh perkhidmatan yang boleh diambil kira tidak kurang daripada 10 tahun.
Bagi maksud untuk menentukan mula pencen boleh dibayar kepada pesara pilihan, Seksyen 12 (2) dan Seksyen 12 (3) Akta 227 memperuntukkan seperti berikut:
a) Bagi anggota yang dilantik sebelum 12 April 1991, pencen akan mula dibayar pada 50 tahun bagi pegawai lelaki dan 45 tahun bagi pegawai perempuan; dan
b) Bagi anggota yang dilantik pada atau selepas 12 April 1991, pencen akan dibayar apabila pegawai mencapai umur 55 tahun.
9. Apakah dokumen yang diperlukan untuk urusan bersara secara pilihan/ bersara wajib?
Dokumen-dokumen yang diperlukan:
a) Salinan Kad Pengenalan Suami dan Isteri;
b) Salinan sijil nikah;
c) Sijil kelahiran dan kad pengenalan anak yang berumur 21 tahun ke bawah;
d) Salinan buku bank;
e) *Salinan sijil kematian (suami/isteri);
f) *Salinan sijil cerai; dan
g) 1 keping gambar berukuran pasport.
* Jika berkenaan
10. Siapakah yang layak dibayar pencen apabila pesara meninggal dunia?
Tanggungan pesara yang layak dibayar pencen terbitan ialah:
a) balu atau balu-balu atau duda;
b) anak di bawah umur 21 tahun dan belum berkahwin;
c) tiada had umur bagi anak cacat yang cacat otak atau hilang upaya dari segi jasmani secara kekal dan tidak berupaya menanggung dirinya sendiri; dan
d) anak yang sedang menuntut di institusi pengajian tinggi layak diteruskan bayaran pencen terbitan melampaui umur 21 tahun sehingga tamat pengajian di peringkat ijazah pertama.
11. Apakah yang harus dibuat oleh tanggungan/waris kepada pesara yang meninggal dunia?
Sekiranya pesara tidak meninggalkan tanggungan yang layak dipertimbangkan pencen terbitan, waris terdekatnya harus memaklumkan Bahagian Pencen JPA tentang kematiannya dengan mengemukakan dokumen-dokumen berikut:
a) salinan sijil kematian;
b) salinan sijil perkahwinan / sijil pendaftaran perkahwinan. Walau bagaimanapun Surat Akuan Balu / Duda Yang Sah boleh diterima jika sijil berkenaan tidak diperolehi salinannya dari pihak-pihak berkenaan;
c) salinan sijil kelahiran / salinan kad pengenalan anak-anak yang berumur di bawah 21 tahun;
d) salinan surat pengambilan dan pengesahan anak angkat, (jika berkenaan);
e) dokumen-dokumen mengenai anak cacat dari Pakar Perubatan Kerajaan [Borang JPA.BP.UMUM.B04] dan Laporan dari Jabatan Kebajikan Masyarakat serta gambar penuh anak cacat, (jika berkenaan);
f) sekeping gambar balu / duda (mana yang berkenaan);
g) Surat Akuan Pengesahan Penjaga [Borang JPA.BP.SPT.B02] (jika terdapat anak di bawah umur yang tidak di jaga oleh balu / duda); dan
h) Salinan kad pengenalan ibu (sekiranya pesara yang meninggal dunia masih mempunyai ibu)
B.4 - ISU ELAUN DAN KEMUDAHAN
1. Apakah syarat mendapatkan kemudahan mengunjungi wilayah asal?
Kemudahan ini hanya diberikan kepada pegawai lantikan tetap dengan syarat-syarat berikut:
a) Pegawai hendaklah berkhidmat selama 6 bulan terlebih dahulu di wilayah penempatan bagi membolehkan pegawai menggunakan kemudahan ini pada kali pertama. Tempoh 6 bulan berkenaan bermula dari tarikh lapor diri pegawai di wilayah penempatan;
b) Kelayakan kali kedua dan seterusnya ialah pada bila-bila masa dalam tahun berikutnya selepas tarikh lapor diri pegawai di wilayah penempatan; dan
c) Kemudahan ini diberi sekali dalam tempoh 1 tahun perkhidmatan pegawai di wilayah penempatan. Kemudahan yang tidak digunakan akan luput dan tidak boleh dibawa ke tahun kehadapan.
2. Adakah sijil sakit diperlukan untuk kelulusan Cuti Sakit Tambahan?
Ya. Sijil Cuti Sakit diperlukan sebagai dokumen sokongan untuk pertimbangan dan kelulusan permohonan cuti sakit tambahan.
3. Adakah sijil cuti sakit diperlukan untuk kelulusan Cuti Sakit Barah, Tibi dan Kusta?
Ya. Sijil Cuti Sakit diperlukan bersama perakuan/pengesahan doktor sebagai dokumen sokongan untuk pertimbangan dan kelulusan permohonan cuti sakit barah, tibi dan kusta.
4. Apakah kemudahan-kemudahan perubatan yang tidak dibenarkan kepada ibu bapa yang sah?
Kemudahan di bawah tidak dibenarkan kepada ibu bapa:
a) Rawatan perubatan di luar negeri;
b) Rawatan bagi tujuan pencegahan penyakit;
c) Pembekalan semua jenis/kategori alat; dan
d) Rawatan membuat crowning, gigi palsu dan rawatan ortodontik bagi tujuan corrective measure yang merupakan rawatan kosmetik.
5. Siapakah yang meluluskan Cuti Separuh Gaji?
Diluluskan oleh Ketua Audit Negara bagi tempoh 14 hari dalam satu (1) tahun manakala selebihnya diluluskan oleh KSU Kementerian (dalam konteks JPM adalah TKSUK)
6. Berapakah kadar Cuti Separuh gaji yang dibenarkan?
30 hari bagi setiap genap satu (1) tahun perkhidmatan yang melayakkan dan tidak melebihi 180 hari.
7. Bagaimana untuk membuat Permohonan Kerja di JAN?
Permohonan boleh dibuat melalui sistem permohonan jawatan di laman web www.audit.gov.my
8. Apakah jawatan yang ditawarkan?
Jawatan yang ditawarkan adalah:
a) Pembantu Am Pejabat Gred N1; dan
b) Pemandu Kenderaan Gred R3.
9. Bilakah calon akan dipanggil temu duga selepas membuat permohonan?
Calon akan dipanggil temu duga apabila terdapat permohonan pengisian kekosongan jawatan oleh Jabatan dan calon telah melepasi tapisan awal.
10. Bagaimana untuk mengetahui calon berjaya dipanggil temu duga?
Calon yang melepasi tapisan awal akan dimaklumkan melalui surat/emel/telefon/sms.
11. Bilakah keputusan temu duga akan dimaklumkan kepada calon?
Calon yang berjaya akan dimaklumkan melalui surat/emel/telefon/sms.
B.5 - ISU PSIKOLOGI DAN KAUNSELING
1. Apakah Pekeliling berkaitan perkhidmatan psikologi dan kaunseling dalam perkhidmatan awam?
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 18 Tahun 2005 – Panduan Aplikasi Psikologi Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam.
Pekeliling ini mengandungi empat (4) aplikasi psikologi dalam Pengurusan Sumber Manusia iaitu :-
a) Aplikasi psikologi dalam penilaian personel (meliputi penggunaan ujian psikologi seperti dalam kerjaya, pemilihan dan penempatan);
b) Aplikasi psikologi dalam pembangunan personel (meliputi program seperti pembangunan diri dan personaliti);
c) Aplikasi psikologi dalam penyelidikan psikologi (meliputi kajian seperti kajian Impak perkhidmatan psikologi); dan
d) Aplikasi psikologi dalam Intervensi (meliputi Kaunseling/Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam / Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam (AKRAB).
2. Siapakah yang layak untuk menerima Perkhidmatan Psikologi dan Kaunseling di JAN ataupun di JPM?
Semua pegawai dan kakitangan yang berkhidmat di mana-mana agensi atau jabatan di bawah Jabatan Perdana Menteri adalah layak untuk menerima perkhidmatan psikologi dan kaunseling dari Pegawai Psikologi Jabatan Perdana Menteri.
3. Adakah keluarga (isteri dan anak) pegawai dan kakitangan boleh mendapat mendapatkan Perkhidmatan Psikologi dan Kaunseling di Jabatan Perdana Menteri?
Keluarga (isteri dan anak) pegawai dan kakitangan yang berkhidmat di mana-mana agensi atau jabatan di bawah Jabatan Perdana Menteri adalah layak mendapatkan Perkhidmatan Psikologi dan Kaunseling.
4. Adakah rekod peribadi saya akan terjejas apabila mendapatkan khidmat kaunseling dan nasihat daripada Pegawai Psikologi?
Tidak. Rekod peribadi anda tidak akan terjejas apabila anda berjumpa dengan Pegawai Psikologi.
5. Bagaimana saya boleh mendapatkan perkhidmatan kaunseling dari Pegawai Psikologi?
Perkhidmatan kaunseling yang diberikan oleh Pegawai Psikologi boleh dilakukan melalui e-mail, telefon atau bersemuka.
a) E-mail: Anda boleh menghantar e-mail kepada Pegawai Psikologi jika anda malu untuk datang berjumpa terus. Susulan dari itu, jika perlu barulah anda boleh membuat temujanji dengan Pegawai Psikologi;
b) Telefon: Anda boleh menghubungi terus Pegawai Psikologi melalui telefon. Sekiranya ketika itu Pegawai Psikologi boleh meluangkan masa untuk anda, bolehlah mengutarakan apa-apa isu kepada Pegawai Psikologi. Susulan itu, jika perlu barulah anda boleh membuat temujanji dengan Pegawai Psikologi; dan
c) Bersemuka: Ini adalah yang terbaik. Anda boleh bersemuka terus dengan Pegawai Psikologi (melalui temujanji yang telah dibuat terlebih dahulu) kerana ini akan melancarkan komunikasi, khidmat diberikan akan lebih mudah dan mempercepatkan proses penyelesaian isu dan cabaran.
6. Adakah rahsia saya akan diketahui umum apabila saya meluahkan permasalahan saya pada Pegawai Psikologi?
Tidak. Pegawai Psikologi telah dilatih untuk mengamalkan etika menjaga kerahsiaan klien; dan terikat dengan Piawaian Kaunseling Perkhidmatan Awam dan Akta Kaunselor 1998.
Semua perkara atau isu yang dibincangkan antara Pegawai Psikologi dan klien adalah rahsia dan sulit.
Pegawai Psikologi tidak boleh berkongsi isu, atau membuat hebahan atau perkongsian masalah klien dengan orang lain tanpa persetujuan dari klien, kecuali perkara atau isu yang boleh mengancam keselamatan dan kesejahteraan klien.
7. Sekiranya saya mempunyai masalah dan tidak mahu berhubung dengan Pegawai Psikologi dari Jabatan saya, bolehkah saya menghubungi Pegawai Psikologi dari jabatan lain selain dari Jabatan saya?
Boleh. Anda boleh menghubungi Pegawai Psikologi selain dari Pegawai Psikologi di agensi/ jabatan anda untuk mendapatkan perkhidmatan.
Sumber:
i. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 tahun 2004.
ii. Pekeliling Perkhidmatan 22 tahun 2008
iii. Pekeliling Perkhidmatan 9 tahun 1991
iv. Pekeliling Perkhidmatan 21 Tahun 2009
v. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 2011.
vi. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 12 Tahun 2005 - Pelaksanaan Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia;
Untuk pertanyaan lanjut:
ISU PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
| Nama Pegawai | : | Tuan Badrul Hisham bin T. Jusoh |
| No. Tel | : | 03-88899028 |
| Alamat e-mel | : | Alamat emel ini dilindungi dari Spambot. Anda perlu hidupkan JavaScript untuk melihatnya. |
ISU KAUNSELING
| Nama Pegawai | : | Puan Nurul Mardiyya Binti Roslan |
| No. Tel | : | 03-88899201 |
| Alamat e-mel | : | Alamat emel ini dilindungi dari Spambot. Anda perlu hidupkan JavaScript untuk melihatnya. |
C. CAWANGAN PENGURUSAN KOMPETENSI DAN PRESTASI
C.1 - PENGURUSAN PRESTASI
C.1.1 PENGURUSAN LAPORAN NILAIAN PRESTASI TAHUNAN (LNPT)
1. Adakah pegawai lantikan kontrak perlu mengisi LNPT?
Perlu kerana LNPT melibatkan kakitangan awam sama ada secara tetap, sementara atau kontrak.
2. Bagaimanakah LNPT bagi pegawai yang dilantik pada hujung tahun?
Pegawai yang dilantik pada hujung tahun perlu mengisi LNPT selepas genap 6 bulan berkhidmat.
3. Adakah pegawai yang bercuti tanpa gaji atau ditahan kerja perlu mengisi LNPT?
Tidak perlu kerana pegawai tersebut tidak menjalankan tugas untuk diberikan penilaian bagi tahun tersebut.
4. Apakah syarat-syarat penentuan Pegawai Penilai?
i. Mempunyai hubungan kerja dan penyeliaan secara langsung di antara PYD dan PPP;
ii. Gred PPP hendaklah lebih tinggi daripada gred PYD;
iii. Tiada hubungan kekeluargaan terdekat;
iv. Tempoh penyeliaan tidak kurang daripada 6 bulan dan jika tiada yang layak, tempoh penyeliaan minimum adalah 3 bulan; dan
v. Jika PPP telah bersara, meletak jawatan atau tidak dapat dikesan, penilaian hendaklah disediakan oleh PPK.
5. Adakah PPP perlu memaklumkan berkenaan laporan penilaian prestasi PYD?
i. Ya, perlu. Mengikut cara yang sesuai mengenai laporan penilaian prestasi pegawai dan menandatangani di ruangan yang disediakan.
6. Bolehkah Pegawai Penilai Pertama (PPP) yang sama gred dengan Pegawai Yang Dinilai (PYD) membuat penilaian prestasi?
Boleh jika PPP dan PYD berada di gred hakiki yang sama tetapi wujud hubungan kerja dan penyeliaan di mana PYD bertanggungjawab secara langsung kepada PPP.
7. Apakah contoh pemberian markah bagi kegiatan/ aktiviti/ sumbangan di luar tugas rasmi?
| Peringkat kegiatan/aktiviti/sumbangan (Jawatan atau Pencapaian) | Markah |
|
Peringkat Antarabangsa/ Negara/ Negeri/ Daerah/Zon/ Kementerian/ Jabatan/ Komuniti (Pengerusi /Ketua Pasukan/ Setiausaha/ Bendahari dan lain-lain jawatan kepimpinan utama) |
9-10 |
|
Peringkat Antarabangsa/ Negara/ Negeri/ Daerah/ Zon/ Kementerian/ Jabatan/ Komuniti Ahli Jawatan Kuasa (AJK) Persatuan/ Program/ Aktiviti Sukan (Aktiviti lebih dari tiga (3) tambahan 1 markah) |
7-8 |
|
Peringkat Bahagian/ Cawangan/ Sektor / Unit Ahli Jawatan Kuasa (AJK) Persatuan/ Program/ Aktiviti Sukan (Aktiviti lebih dari tiga (3) tambahan 1 markah) |
5-6 |
|
Peringkat Antarabangsa/ Negara/ Negeri/ Daerah/ Zon Kementerian/ Jabatan/ Komuniti/Bahagian/Cawangan/ Sektor / Unit Ahli Biasa (Aktiviti lebih dari tiga (3) tambahan 1 markah) |
3-4 |
|
Peringkat Bahagian/ Cawangan/ Sektor / Unit Ahli Biasa [Aktiviti kurang dari tiga (3)] |
1-2 |
| Tiada aktiviti disenaraikan | 0 |
8. Apakah Kategori Pencapaian Prestasi Pegawai?
| Kategori | Pemarkahan LNPT |
| Cemerlang | 90 – 100% |
| Baik | 80 – 89.9% |
| Sederhana | 60 – 79.9% |
| Kurang memuaskan | 50 – 59.9% |
| Lemah | 49.9% dan ke bawah |
9. Bolehkah PPSM meminda markah pegawai?
Jika terdapat keraguan dan mempunyai asas yang kukuh PPSM boleh mengubahsuai dan menyelaras semula markah.
Sumber:
I. P.U.(A) 176/2005 Peraturan-Peraturan Kenaikan Pangkat Perkhidmatan Awam 1986;
II. Pekeliling Perkhidmatan Bil.4 Tahun 2002 Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan Lampiran A;
III. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil.2 Tahun 2009 Pemantapan Pengurusan Sistem Penilaian Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam
Untuk pertanyaan lanjut:
| Nama Pegawai | : | Encik Shahriman bin Haji Muhyiddin |
| No. Tel | : | 03-88899252 |
| Alamat e-mel | : | Alamat emel ini dilindungi dari Spambot. Anda perlu hidupkan JavaScript untuk melihatnya. |
C.1.2 LAPORAN NILAIAN PRESTASI KHAS (LNPK)
1. Apakah dasar atau peraturan semasa yang boleh dirujuk berkaitan pengisian Borang LNPK?
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 2009
2. Siapakah yang perlu membuat LNPK?
Berdasarkan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 2009, pegawai yang perlu mengisi borang LNPK adalah seperti berikut:
a. Pegawai yang akan dipertimbangkan kenaikan pangkat setelah memangku sekurang-kurangnya 6 bulan. LNPK diperlukan dalam keadaan di mana LNPT tahun sebelumnya tidak menilai pegawai atas jawatan yang dipangku; dan
b. Pegawai yang telah memangku melebihi 6 bulan dalam tahun semasa dan akan dipertimbangkan kenaikan pangkat sebelum urusan penilaian prestasi tahunan bagi tahun tersebut dilaksanakan pada hujung tahun.
3. Bagaimana untuk menentukan Pegawai Penilai (PP) dalam urusan LNPK?
Berdasarkan Surat Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 2009, penentuan Pegawai Penilai (PP) dalam urusan LNPK adalah seperti berikut:
i) PP perlu mempunyai hubingan kerja dan penyeliaan secara langsung dengan Pegawai Yang Dinilai (PYD); dan
ii) Tempoh penyeliaan tidak kurang daripada 6 bulan; dan
iii) Hanya memerlukan Pegawai Penilai Pertama (PPP) sahaja dalam menyediakan LNPK.
4. Berapakah wajaran markah bagi LNPK dalam urusan kenaikan pangkat jika digunakan bersama LNPT?
Wajaran markah LNPK adalah 20% juka digunakan bersama LNPT. Penetapan wajaran markah LNPT adalah 80% daripada markah keseluruhan bagi tiga tahun berturut-turut, di mana penetapan peratusan untuk setiap tahun adalah 20% bagi tahun pertama, 35% bagi tahun kedua dan 45% bagi tahun ketiga.
5. Apakah rasional penggunaan LNPK?
Penggunaan LNPK adalah untuk mendapatkan penilaian terkini berhubung prestasi semasa seseorang pegawai. LNPK diperlukan dalam keadaan di mana LNPT tahun sebelumnya tidak menilai pegawai atas jawatan semasa.
6. Apakah kegunaan lain LNPK selain urusan kenaikan pangkat dan pemangkuan?
Mengikut Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 2009, kegunaan lain LNPK adalah seperti berikut:
a. Latihan;
b. Lantikan ke perkhidmatan lain;
c. Pelantikan kontrak;
d. Pinjaman; dan
e. Tukar sementara.
Sumber:
1. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil.3 Tahun 2009
C.1.3 PENGANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG (APC)
1. Siapakah yang layak menerima APC?
i. Anggota Perkhidmatan Awam dalam semua kumpulan, gred dan kategori yang dilantik oleh mana-mana pihak berkuasa melantik, untuk berkhidmat dengan agensi awam sama ada secara tetap, sementara atau kontrak.; dan
ii. telah berkhidmat bagi tempoh genap setahun penuh pada hari terakhir tahun penilaian
2. Syarat-syarat yang melayakkan Pegawai dipertimbangkan APC?
Pegawai yang mendapat markah 85% dan lebih adalah layak dipertimbangkan untuk menerima APC.
3. Adakah pegawai yang bercuti tanpa gaji atau ditahan kerja perlu mengisi LNPT?
Tidak perlu kerana pegawai tersebut tidak menjalankan tugas untuk diberikan penilaian bagi tahun tersebut.
4. Berapakah jumlah maksimum penerima APC bagi sesebuah jabatan?
Tidak boleh melebihi 8 % daripada jumlah anggota yang sedang berkhidmat pada 31 Disember tahun penilaian berkenaan. Walau bagaimanapun had maksimum ini tidak semestinya dipenuhi jika jumlah anggota yang layak tidak mencukupi.
5. Apakah hadiah dan insentif bagi penerima APC?
i. Sijil Perkhidmatan Cemerlang;
ii. hadiah prestasi sebanyak RM1,000;
iii. peluang dan keutamaan untuk memajukan kerjaya seperti menghadiri kursus, seminar atau persidangan yang boleh menyumbang kepada peningkatan prestasi kerja;
iv. peluang dan keutamaan bagi pencalonan untuk menerima pingat, bintang dan darjah kebesaran Persekutuan dan negeri; dan
v. nama dan gambar penerima dipamerkan di pejabat di lokasi yang strategik atau yang biasa dikunjungi orang ramai.
Sumber:
I. P.U.(A) 176/2005 Peraturan-Peraturan Kenaikan Pangkat Perkhidmatan Awam 1986;
II. Pekeliling Perkhidmatan Bil.4 Tahun 2002 Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan Lampiran A;
III. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil.2 Tahun 2009 Pemantapan Pengurusan Sistem Penilaian Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam
Untuk pertanyaan lanjut:
| Nama Pegawai | : | Encik Shahriman bin Haji Muhyiddin |
| No. Tel | : | 03-88899252 |
| Alamat e-mel | : | Alamat emel ini dilindungi dari Spambot. Anda perlu hidupkan JavaScript untuk melihatnya. |
C.1.4 PEMANGKUAN DAN KENAIKAN PANGKAT
1. Apakah tafsiran pemangkuan?
Pelaksanaan tugas oleh seseorang pegawai secara sepenuh masa, suatu jawatan lain yang lebih tinggi grednya daripada gred hakiki pegawai itu dalam perkhidmatan dan skim perkhidmatan yang sama dengan kelulusan Lembaga Kenaikan Pangkat.
2. Bolehkah Ketua Jabatan mengarahkan untuk pegawai memangku sesuatu jawatan?
Tidak boleh. Urusan pemangkuan perlu mendapat kelulusan daripada Lembaga Kenaikan Pangkat.
3. Apakah syarat-syarat yang ditetapkan bagi pemangkuan?
Pegawai hendaklah:
i. disahkan dalam perkhidmatan;
ii. mencapai tahap prestasi yang ditetapkan;
iii. diperaku oleh Ketua Jabatan / Ketua Perkhidmatan;
iv. bebas dari hukuman tatatertib;
v. telah mengisytiharkan harta;
vi. lulus tapisan keutuhan Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM);
vii. bebas daripada disenaraikan sebagai Peminjam Pendidikan Tegar daripada institusi pinjaman pendidikan; dan
viii. syarat-syarat lain yang ditetapkan oleh Lembaga.
4. Siapakah yang layak dipertimbangkan pemangkuan?
i. pegawai yang memenuhi syarat di perenggan 3;
ii. pegawai dalam peminjaman atau pertukaran sementara;
iii. pegawai sedang bercuti belajar bergaji penuh, separuh gaji atau tanpa gaji;
iv. pegawai yang ditohmah tetapi tidak dapat dibuktikan; dan
v. pegawai yang sedang dalam prosiding tatatertib. Walau bagaimanapun, kes pegawai hendaklah dimaklumkan kepada Lembaga.
5. Siapakah yang tidak layak dipertimbangkan pemangkuan?
i. tidak memenuhi syarat di perenggan 3; atau
ii. telah dikenakan hukuman tatatertib.
6. Berapa lamakah tempoh tidak layak dipertimbangkan pemangkuan bagi pegawai yang telah dikenakan hukuman tatatertib?
| Bil. | Jenis Hukuman | Tempoh Tidak Layak Dipertimbangkan Pemangkuan |
| 1. | Amaran | 12 bulan |
| 2. | Denda | 18 bulan |
| 3. | Lucut Hak Emolumen | 24 bulan |
| 4. | Tangguh pergerakan gaji | 30 bulan |
| 5. | Turun Gaji | 36 bulan |
| 6. | Turun Pangkat | 48 bulan |
i. Tempoh kuat kuasa tidak layak dipertimbangkan pemangkuan ialah mulai tarikh hukuman tatatertib dijatuhkan.
ii. Bagi pegawai yang dikenakan lebih daripada satu hukuman tatatertib dalam satu pertuduhan tatatertib, tempoh tidak layak dipertimbangkan pemangkuan adalah berdasarkan tempoh hukuman yang lebih berat.
iii. Bagi pegawai yang dikenakan hukuman tatatertib dalam satu kes tatatertib dan kemudian menerima hukuman tatatertib dalam satu kes tatatertib yang lain dalam tempoh hukuman yang lain masih berjalan, tempoh tidak layak dipertimbangkan pemangkuan adalah mengikut tempoh hukuman berakhir.
7. Bilakah Pegawai yang sedang memangku layak dibayar elaun pemangkuan?
i. pegawai hendaklah memangku selama dua puluh lapan (28) hari berturut-turut termasuk hari cuti mingguan dan kelepasan am. Dalam tempoh pemangkuan ini, pegawai boleh mengambil cuti rehat atau cuti sakit secara terkumpul yang tidak melebihi daripada lima (5) hari bekerja; dan
ii. seseorang pegawai yang telah memangku sesuatu jawatan bagi tempoh yang disyaratkan dan kemudian meninggalkan jawatan yang dipangkunya selama dua puluh lapan (28) hari atau lebih berturut-turut, termasuk hari kelepasan am, maka pegawai berkenaan tidak layak dibayar Elaun Pemangkuan bagi tempoh tersebut. Walau apa pun, pegawai masih layak dibayar Elaun Pemangkuan dalam keadaan berikut:
a. menghadiri kursus yang diarah oleh Kerajaan;
b. meninggalkan jawatan untuk menjalankan tugas rasmi lain atas arahan Kerajaan; atau
c. dibenarkan bercuti sakit yang disokong oleh sijil sakit; dengan syarat tempoh tersebut tidak melebihi sembilan puluh dua (92) hari berturut-turut termasuk hari kelepasan am.
8. Bagaimanakah elaun pemangkuan dikira?
Elaun Pemangkuan ialah perbezaan di antara gaji permulaan jawatan yang dipangku dengan gaji hakiki pegawai dengan syarat:
(a) perbezaan itu tidak kurang daripada satu pergerakan gaji biasa di gred hakiki pegawai. Jika perbezaan itu kurang daripada satu pergerakan gaji, elaun pemangkuan ialah sebanyak satu pergerakan gaji biasa di atas tangga gaji jawatan yang dipangku; dan
(b) Sekiranya gaji hakiki pegawai sama atau lebih tinggi daripada gaji permulaan jawatan yang dipangku, elaun pemangkuan ialah sebanyak satu pergerakan gaji biasa di atas tangga gaji jawatan yang dipangku.
9. Adakah elaun pemangkuan perlu dikutip balik apabila seseorang pegawai dinaikkan pangkat di mana tarikh kenaikan pangkat dikebelakangkan?
Elaun pemangkuan tidak perlu dikutip balik. Walau bagaimanapun, pelarasan gaji kenaikan pangkat dan elaun pemangkuan hendaklah dibuat selaras dengan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 19 Tahun 2008.
10. Bolehkah seseorang pegawai itu dinaikkan pangkat tanpa memangku jawatan tersebut terlebih dahulu?
Boleh, tertakluk kepada kelulusan / persetujuan Lembaga Kenaikan Pangkat.
11. Bolehkah pegawai menangguhkan tarikh melapor diri pemangkuan?
i. Sekiranya Ketua Jabatan mengehendaki pegawai menyelesaikan tugas di jawatan yang terdahulu atas kepentingan perkhidmatan dengan kelulusan Ketua Jabatan barunya, pegawai bolehlah menyelesaikan tugas di jawatan lamanya untuk tempoh tidak melebihi empat belas (14) hari berturut-turut termasuk cuti mingguan dan kelepasan am. Sekiranya pegawai dibenarkan menangguhkan tarikh melaporkan diri, maka tarikh kuat kuasa pemangkuannya adalah kekal. Walau bagaimanapun, elaun pemangkuan hanya layak dibayar mulai tarikh pegawai menjalankan tugas yang dipangku secara sepenuh masa.;
ii. Jika tempoh penangguhannya melebihi empat belas (14) hari, tarikh kuat kuasa pemangkuan pegawai adalah mulai tarikh pegawai kembali melaporkan diri dan melaksanakan tugas sepenuh masa di jawatan yang dipangku; dan
iii. Walau apa pun peruntukan di atas, tarikh kuat kuasa pemangkuan tidak berubah dalam keadaan pegawai diluluskan cuti haji; cuti belajar bergaji penuh, cuti belajar separuh gaji/tanpa gaji; dan cuti bersalin.
12. Apakah kesan kepada pegawai yang telah menolak tawaran pemangkuan?
Lembaga boleh mengenakan penalti kepada pegawai yang menolak tawaran pemangkuan dengan tidak menimbangkan pemangkuan pegawai tersebut bagi tempoh enam (6) bulan dari tarikh surat penolakan / tarikh melaporkan diri yang ditetapkan atau satu urusan, yang mana terkemudian.
13. Bolehkah pemangkuan seseorang pegawai ditamatkan?
Lembaga Kenaikan Pangkat boleh menamatkan pemangkuan seseorang pegawai atas sebab-sebab berikut:
i. Pegawai telah dikenakan hukuman tatatertib;
ii. Prestasi pegawai yang tidak memuaskan dalam tempoh pemangkuan;
iii. Tidak berjaya dalam sesuatu urusan kenaikan pangkat kerana tidak memenuhi syarat-syarat kenaikan pangkat seperti yang ditetapkan dalam skim perkhidmatan;
iv. Perakuan Ketua Jabatan bahawa pegawai tidak sesuai dengan tugas di gred yang dipangku; atau
v. permohonan daripada pegawai kerana tidak dapat melaksanakan tugas jawatan yang dipangku.
14. Apa yang dimaksudkan dengan kenaikan pangkat?
Peningkatan secara hakiki dari satu gred ke suatu gred yang lebih tinggi dalam perkhidmatan dan skim perkhidmatan yang sama dengan kelulusan Lembaga Kenaikan Pangkat.
15. Apakah dasar dan peraturan semasa yang boleh dirujuk berkaitan urusan kenaikan pangkat pegawai perkhidmatan awam Persekutuan?
i Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat Dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 [P.U.(A)176/2005];
ii Peraturan-Peraturan Lembaga Kenaikan Pangkat Perkhidmatan Awam 1986 [P.U.(A)151/1986];
iii Peraturan-Peraturan Lembaga Kenaikan Pangkat Perkhidmatan Awam (Pindaan) 1994 [P.U.(A)447/1994];
iv Peraturan-Peraturan Lembaga Kenaikan Pangkat Perkhidmatan Awam (Pindaan) 2005 [P.U.(A)220/2005];
v Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 1993 – Peraturan Mengenai Pemangkuan Dan Penanggungan Kerja;
vi Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002 – Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan; dan
vii Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2009 – Dasar Kenaikan Pangkat Bagi Pegawai Yang Sedang Disiasat Dan Telah Dikenakan Hukuman Tatatertib.
16. Bilakah pegawai layak dinaikkan pangkat?
Seseorang pegawai hanya layak dipertimbangkan kenaikan pangkat sekiranya telah memenuhi semua syarat kenaikan pangkat yang ditetapkan dalam skim perkhidmatannya dan jika terdapat kekosongan jawatan kenaikan pangkat itu, melainkan jika skim perkhidmatan memperuntukkan selainnya
17. Apakah faktor yang menentukan seseorang pegawai boleh dinaikkan pangkat?
i. Kecekapan dan prestasi kerja pegawai itu;
ii. Kelayakan, pengetahuan, kemahiran dan pengalaman pegawai itu;
iii. Sifat-sifat peribadi, termasuk kesesuaiannya dengan jawatan kenaikan pangkat itu, keutuhan, potensi dan kepimpinan pegawai itu;
iv. Kegiatan luar dan sumbangan pegawai itu kepada negara dan masyarakat; dan
v. Aspek lain yang difikirkan relevan oleh Lembaga Kenaikan Pangkat.
18. Bagaimanakah cara untuk menentukan kekananan pegawai?
i. Bagi pegawai dalam gred lantikan, kekananan mengikut tarikh pegawai itu dilantik secara tetap; manakala
ii. Bagi pegawai dalam gred kenaikan pangkat, kekananan mengikut tarikh pegawai itu menyandang gred itu secara hakiki.
19. Apakah faktor yang boleh menghilangkan kekananan pegawai?
i. Cuti tanpa gaji, selain cuti belajar tanpa gaji, hilang kekananan selama tempoh pegawai bercuti tanpa gaji;
ii. Pegawai di gred lantikan yang dilanjutkan tempoh pengesahan dengan denda akan hilang kekananan selama tempoh tersebut; dan
iii. Pegawai yang kembali ke skim perkhidmatan asal akan hilang kekananan selama tempoh pegawai berkhidmat di skim perkhidmatan yang baru.
20. Berapa lama tempoh sah laku untuk calon simpanan?
Tempoh sah laku calon simpanan adalah enam bulan. Sekiranya dijangka akan ada kekosongan jawatan selepas tamat tempoh sah laku, Ketua Jabatan boleh memohon kepada Lembaga Kenaikan Pangkat untuk melanjutkan tempoh simpanan pegawai selama enam bulan lagi.
21. Bilakah pegawai yang sedang memangku boleh diperakukan bagi pengesahan kenaikan pangkat?
Pegawai yang sedang memangku boleh diperakukan pengesahan kenaikan pangkat setelah pegawai memangku sekurang-kurangnya enam (6) bulan sekiranya Ketua jabatan berpuas hati dengan prestasi pegawai di gred yang dipangku dan pegawai telah memenuhi syarat-syarat kenaikan pangkat yang ditetapkan.
22. Adakah calon yang tidak diperakukan dalam sesuatu urusan tidak perlu dimaklumkan keputusan Lembaga tersebut?
Semua calon yang dipertimbangkan dalam sesuatu urusan kenaikan pangkat atau pemangkuan hendaklah diberitahu oleh Lembaga Kenaikan Pangkat mengenai keputusannya.
23. Siapakah yang boleh membuat rayuan untuk urusan kenaikan pangkat?
Semua pegawai yang dipertimbangkan sama ada berjaya, simpanan atau gagal yang terkilan dengan keputusan Lembaga Kenaikan Pangkat boleh merayu.
24. Sekiranya seseorang pegawai yang terkilan dengan keputusan suatu Lembaga Kenaikan Pangkat, apakah yang boleh dilakukan oleh pegawai tersebut?
Pegawai boleh mengemukakan rayuan kepada Lembaga Rayuan secara bertulis melalui Pengerusi Lembaga Kenaikan Pangkat yang berkenaan dalam tempoh tiga puluh hari dari tarikh keputusan Lembaga Kenaikan Pangkat itu disampaikan kepada pegawai.
25. Berapakah kuorom Lembaga Rayuan?
Tiga termasuk Pengerusi.
26. Bolehkah seseorang pegawai merayu atas keputusan Lembaga Rayuan?
Keputusan sesuatu Lembaga Rayuan adalah muktamad.
27. Bolehkah pegawai yang dikenakan hukuman tatatertib dinaikkan pangkat?
Pegawai yang dikenakan hukuman tatatertib tidak layak dipertimbangkan kenaikan pangkat selagi tempoh hukuman berkuat kuasa. Pegawai hanya layak dipertimbangkan kenaikan pangkat setelah tamat tempoh tidak layak tersebut seperti yang dinyatakan dalam Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2009.
28. Bolehkah pegawai yang sedang dalam siasatan dipertimbangkan kenaikan pangkat?
Pegawai yang sedang dalam siasatan tatatertib atau SPRM hendaklah dipertimbangkan dalam sesuatu urusan pemangkuan / kenaikan pangkat dan statusnya dimaklumkan kepada Lembaga Kenaikan Pangkat. Sekiranya pegawai berjaya dalam sesuatu urusan kenaikan pangkat, keputusan adalah tertakluk kepada pegawai bebas dari sebarang tindakan tatatertib. Jika pegawai didapati bersalah dan dikenakan hukuman tatatertib, maka keputusan Lembaga Kenaikan Pangkat adalah terbatal.
29. Siapakah ahli-ahli dalam suatu Lembaga Kenaikan Pangkat?
Keahlian suatu Lembaga Kenaikan Pangkat adalah seperti mana yang dinyatakan dalam ruangan Keempat Jadual, Peraturan-Peraturan Lembaga Kenaikan Pangkat Perkhidmatan Awam, 1986 [P.U.(A)151/1986].
30. Bolehkah suatu Lembaga Kenaikan Pangkat dijalankan secara edaran?
Suatu Lembaga Kenaikan Pangkat hendaklah bermesyuarat pada suatu tarikh dan di suatu tempat dan pada suatu masa sebagaimana ditentukan oleh Pengerusi Lembaga Kenaikan Pangkat tersebut.
31. Bolehkah suatu Lembaga Kenaikan Pangkat bersidang walaupun terdapat ahlinya yang tidak hadir?
Boleh, asalkan kuorum dipenuhi. Kuorom bagi sesuatu Lembaga Kenaikan Pangkat adalah tiga orang termasuk Pengerusi.
32. Siapakah yang boleh melantik Panel Temu Duga untuk kenaikan pangkat?
Pengerusi Lembaga Kenaikan Pangkat yang berkenaan
Sumber: Petikan dari Soalan lazim laman sesawang JPA dan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 7/ 2010
Untuk pertanyaan lanjut:
Kumpulan Pengurusan Tertinggi
| Nama Pegawai | : | Encik Muhamad Syahrom bin Ismail |
| No. Tel | : | 03-88899254 |
| Alamat e-mel | : | Alamat emel ini dilindungi dari Spambot. Anda perlu hidupkan JavaScript untuk melihatnya. |
Kumpulan Pengurusan dan Profesional
| Nama Pegawai | : | Puan Saadiah binti Mohammed |
| No. Tel | : | 03-88899250 |
| Alamat e-mel | : | Alamat emel ini dilindungi dari Spambot. Anda perlu hidupkan JavaScript untuk melihatnya. |
Kumpulan Sokongan
| Nama Pegawai | : | Encik Shahriman bin Haji Muhyiddin |
| No. Tel | : | 03-88899252 |
| Alamat e-mel | : | Alamat emel ini dilindungi dari Spambot. Anda perlu hidupkan JavaScript untuk melihatnya. |
C.1.5 PENANGGUNGAN KERJA
1. Apakah dasar atau peraturan semasa yang boleh dirujuk berkaitan Penanggungan Kerja?
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 17 Tahun 2007: Peraturan Penanggungan Kerja Perkhidmatan Awam (PP 17/2007).
2. Apakah yang dimaksudkan dengan Penanggungan Kerja?
Pelaksanaan tugas suatu jawatan lain oleh seseorang pegawai di samping melaksanakan tugas jawatannya sendiri bagi suatu tempoh yang diluluskan oleh Pihak Berkuasa Melulus yang berkenaan. (Merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 17 Tahun 2007)
3. Dalam situasi bagaimanakah urusan penanggungan kerja dapat dilaksanakan?
Sekiranya terdapat kekosongan jawatan secara hakiki atau operasi dan tugas jawatan yang kosong itu mustahak dilaksanakan secara berterusan supaya fungsi organisasi tidak terjejas.
4. Adakah seorang Pegawai Lantikan Kontrak dibenarkan untuk menanggung kerja?
Boleh. Pegawai bermaksud semua kategori pegawai yang sedang berkhidmat yang dilantik oleh pihak berkuasa melantik secara Tetap, Sementara atau Kontrak.
5. Apakah peraturan-peraturan di dalam Penanggungan Kerja?
Antara peraturan-peraturan penanggungan kerja adalah seperti berikut :-
i. Terdapat kekosongan jawatan secara hakiki atau operasi;
ii. Jawatan tersebut mustahak untuk dilaksanakan;
iii. Perlu ada arahan bertulis oleh Ketua Jabatan;
iv. Tempoh penanggungan adalah tidak melebihi enam (6) bulan;
v. Tarikh kuatkuasa bermula dari tarikh melaksanakan tugas jawatan;
vi. Ketua Jabatan boleh menamatkan penanggungan kerja seseorang dengan perakuan kepada Pihak berkuasa Melulus;
vii. Jika terputus selama empat belas (14) hari atau lebih, perlu buat perakuan kepada Pihak Berkuasa Melulus sama ada untuk teruskan atau memperaku pegawai yang lain.
6. Berapa lamakah tempoh seseorang pegawai dibenarkan menanggung kerja?
Tempoh penanggungan kerja hendaklah tidak melebihi enam (6) bulan. Sekiranya ada keperluan, Ketua Jabatan hendaklah membuat permohonan semula kepada Pihak Berkuasa Melulus supaya pegawai diluluskan untuk terus menanggung kerja
7. Bilakah tarikh urusan penanggungan kerja bermula?
Tarikh kuatkuasa penanggungan kerja hendaklah dimulakan dari tarikh pegawai melaksanakan tugas jawatan yang ditanggung kerja dan dimulakan pada hari bekerja.
8. Bilakah tarikh penamatan urusan penanggungan kerja?
Sekiranya tempoh penanggungan kerja berakhir pada hari cuti mingguan dan kelepasan am, tempoh tersebut boleh diambil kira untuk tujuan pembayaran Elaun Penanggungan Kerja.
9. Sekiranya pegawai yang menanggung kerja pergi berkursus selama 20 hari, adakah penanggungan kerja diteruskan?
Jika penanggungan kerja pegawai terputus selama empat belas (14) hari atau lebih, Ketua Jabatan hendaklah membuat perakuan baru kepada Pihak Berkuasa Melulus sama ada meneruskan penanggungan kerja pegawai berkenaan atau memperaku pegawai lain.
10. Siapakah yang layak untuk diperakukan menanggung kerja?
Pegawai yang layak diperakukan menanggung kerja ialah:
i. Pegawai yang telah disahkan dalam perkhidmatan;
ii. Jika tiada pegawai yang telah disahkan dalam perkhidmatan, pegawai yang telah berkhidmat sekurang-kurangnya satu (1) tahun boleh diperakukan.
iii. Keutamaan untuk penanggungan kerja hendaklah diberi kepada pegawai yang layak dari segi pengalaman, kelayakan, kemahiran,kepakaran, dan berprestasi baik.
11. Apakah jawatan-jawatan yang dibenarkan untuk penanggungan kerja?
Jawatan-jawatan yang dibenarkan untuk penanggungan ini adalah :
i. Jawatan terdapat dalam Anggaran Belanja Mengurus (ABM) atau Waran Perjawatan;
ii. Jawatan yang hendak ditanggung kerja itu hendaklah tidak melangkau dua (2) gred yang lebih tinggi dan bidang tanggungjawab jawatan ditanggung kerja tidak terlalu berat dibandingkan dengan kebolehan dan gred hakiki pegawai yang diperakukan untuk menanggung kerja;
iii. Pegawai yang lebih tinggi grednya boleh diperakukan penanggungan kerja jawatan yang lebih rendah grednya, dengan syarat jawatan yang hendak ditanggung kerja itu tidak ada hubungan taraf tinggi rendah;
iv. Jawatan yang ditanggung kerja hendaklah berada dalam struktur organisasi dan lokasi yang sama. Walau bagaimanapun, dalam keadaan tertentu, jika organisasi berada di lokasi berlainan tetapi dalam lingkungan 25 km, perakuan khas Ketua Jabatan diperlukan.
12. Bolehkah seorang Pembantu Tadbir (Perkeranian / Operasi) Gred N17 menanggung kerja jawatan Pembantu Juruaudit Gred W17?
Pembantu Tadbir (Perkeranian / Operasi) Gred N17 tersebut perlu mempunyai kelayakan sebagaimana yang ditetapkan dalam skim perkhidmatan Pembantu Juruaudit untuk membolehkan beliau menanggung tugas berkenaan.
Peraturan 8, PP 17/2007 telah menjelaskan bahawa bagi jawatan yang tugasnya memerlukan kemahiran khas, kelayakan kepakaran, lesen, pentauliahan, sijil kemahiran yang khusus dan lain-lain yang ditetapkan oleh skim perkhidmatan atau undang-undang yang berkenaan, pegawai yang diarah menanggung kerja hendaklah memenuhi syarat dan keperluan tersebut.
13. Apakah jawatan yang tidak dibenarkan
i. Jawatan yang tiada senarai tugas secara khusus. Contohnya, jawatan kumpulan; untuk penanggungan kerja?
ii. Jawatan yang pelaksanaan tugasnya mengikut giliran / syif. Contohnya, Jururawat dan Pengawal Keselamatan yang bertugas mengikut syif; dan
iii. Jawatan yang bentuk tugasnya tidak membenarkan atau tidak praktikal dilakukan secara penanggungan kerja. Contohnya, Pemandu Kenderaan dan Guru atau Pensyarah yang mengajar.
14. Siapa yang meluluskan penanggungan kerja?
Penanggungan kerja perlu diluluskan oleh Pihak Berkuasa Melulus seperti di Lampiran ‘A’, Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 17 Tahun 2007.
Di Jabatan Audit Negara, Pihak Berkuasa Melulus adalah seperti berikut:
| Bil. | Kumpulan | Pihak Berkuasa Melulus |
| 1. | Pengurusan Tertinggi | Ketua Audit Negara |
| 2. | Pengurusan dan Profesional | Timbalan Ketua Audit Negara (Persekutuan) |
| 3. | Sokongan | Pengarah Sektor Pengurusan |
15. Berapakah kadar Elaun Penanggungan Kerja?
Kadar Elaun Penanggungan Kerja pegawai adalah 25% daripada gaji permulaan jawatan yang ditanggung kerja.
16. Berapakah Elaun Penanggungan Kerja bagi jawatan yang menetapkan mata gaji permulaan pelbagai?
Kadar Elaun Penanggungan Kerja dikira berdasarkan gaji permulaan terendah bagi jawatan skim perkhidmatan yang berkenaan.
17. Berapakah kadar Elaun Penanggungan Kerja bagi jawatan yang mempunyai gred fleksi?
Kadar Elaun Penanggungan Kerja dikira berdasarkan gred gaji yang terendah.
18. Berapakah kadar Elaun Penanggungan Kerja bagi Jawatan Terbuka?
Kadar Elaun Penanggungan Kerja dikira berdasarkan kepada gaji permulaan skim perkhidmatan pegawai yang menanggung kerja jawatan terbuka.
19. Berapakah kadar Elaun Penanggungan Kerja bagi Jawatan yang diwujudkan secara Khas Untuk Penyandang (KUP)?
Kadar Elaun Penanggungan Kerja dikira berdasarkan kepada gred hakiki jawatan.
20. Apakah syarat-syarat bagi pembayaran Elaun Tanggung Kerja (ETK)?
Syarat-syarat bagi pembayaran Elaun Tanggung Kerja adalah seperti berikut :
i. Pegawai mesti melaksanakan tugas jawatan yang ditanggung selama dua puluh lapan (28) hari berturut-turut termasuk hari cuti mingguan, kelepasan am dan juga cuti rehat atas sebab-sebab kecemasan serta cuti sakit terkumpul yang tidak melebihi daripada lima (5) hari bekerja;
ii. Seseorang pegawai yang sedang menanggung kerja dan kemudian telah meninggalkan tugas jawatan yang ditanggung kerja itu selama empat belas (14) hari atau lebih berturut- turut, iaitu termasuk cuti mingguan dan kelepasan am, maka pembayaran ETK tersebut hendaklah dihentikan; dan
iii. Bagi pegawai menanggung kerja buat kali kedua, tempohnya adalah tidak kurang empat belas (14) hari berturut-turut, iaitu termasuk cuti mingguan dan kelepasan am.
21. Bolehkah seseorang pegawai yang baru seminggu menanggung kerja mengambil Cuti Rehat?
Pegawai yang menanggung kerja tidak boleh mengambil Cuti Rehat. Jika pegawai ada mengambil Cuti Rehat, Elaun Penanggungan Kerja hanya akan dikira mulai tarikh pegawai kembali bertugas selepas Cuti Rehat tersebut.
22. Sekiranya seorang pegawai yang sedang menanggung kerja meninggalkan tugas yang ditanggung selama 14 hari atau lebih termasuk cuti mingguan dan kelepasan am, adakah Elaun Penanggungan kerja layak dibayar kepada pegawai berkenaan?
Tidak Layak. Pembayaran Elaun Penanggungan Kerja hendaklah dihentikan.
23. Bolehkah seseorang pegawai yang sedang menanggung jawatan yang sama buat kali kedua mengambil cuti rehat selepas 20 hari menanggung kerja?
Boleh. Ini kerana pegawai yang pernah diluluskan menanggung kerja jawatan yang sama, penanggungan kerja kali kedua boleh dibayar Elaun Penanggungan Kerja selepas melaksanakan tugas selepas empat belas (14) hari berturut-turut termasuk hari cuti mingguan dan kelepasan am.
24. Bagaimana pula dengan pembayaran Bayaran Lebih Masa bagi pegawai yang sedang menanggung kerja?
Bayaran Lebih Masa bagi pegawai yang sedang menanggung kerja hanya boleh dibayar selepas dua (2) jam lima belas (15) minit daripada waktu bekerja pejabat.
25. Bolehkah seseorang pegawai menanggung kerja dua (2) jawatan pada masa yang sama?
Tidak boleh. Ini disebabkan pegawai hanya layak satu (1) Elaun Penanggungan Kerja sahaja pada satu masa.
26. Apakah dokumen-dokumen yang diperlukan semasa membuat permohonan urusan penanggungan kerja?
i. Borang Perakuan Penanggungan Kerja;
ii. Surat arahan Penanggungan kerja;
iii. Senarai tugas jawatan hakiki yang hendak ditanggung kerja;
iv. Senarai tugas pegawai yang diarah menanggung kerja;
v. Carta Organisasi yang menunjukkan kedudukan pegawai dan jawatan yang ditanggung kerja;
vi. Penyata Cuti Tahunan pegawai yang menanggung kerja;
vii. Perakuan khas dari Ketua Jabatan. (Sekiranya menanggung kerja di lokasi yang berlainan tetapi dalam lingkungan 25km);
viii. Surat Sokongan/Justifikasi dari Ketua Jabatan tentang keperluan penanggungan kerja (sekiranya menanggung kerja jawatan yang baru diwujudkan yang belum pernah diisi);
ix. Dokumen-dokumen berkaitan yang perlu dilampirkan seperti:
(a) Sijil Cuti Sakit/Surat;
(b) Permohonan Cuti Bersalin;
(c) Dokumen arahan bertugas mengikut rombongan perubatan haji;
(d) Surat tawaran mengikut Kursus; dan
(e) Lain-lain yang berkaitan
27. Bilakah permohonan urusan penanggungan kerja perlu dihantar?
Sekiranya kekosongan diketahui akan berlaku, permohonan kepada Pihak Berkuasa Melulus hendaklah dibuat sebelum berlaku kekosongan supaya kelulusan diperolehi sebelum pegawai menanggung kerja jawatan yang kosong itu. Walau bagaimanapun, sekiranya tindakan tersebut tidak dapat dilakukan kerana kekosongan jawatan berlaku secara tidak dijangka, maka permohonan kepada Pihak Berkuasa Melulus hendaklah dikemukakan dengan segera tidak lewat daripada tiga puluh (30) hari dari pegawai diarah menanggung kerja.
Sumber:
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 17 Tahun 2007: Peraturan Penanggungan Kerja Perkhidmatan Awam
Untuk pertanyaan lanjut:
| Nama Pegawai | : | Encik Shahriman bin Haji Muhyiddin |
| No. Tel | : | 03-88899252 |
| Alamat e-mel | : | shahriman @audit.gov.my |
C.1.6 PEMILIKAN DAN PERISYTIHARAN HARTA MELALUI HRMIS
1. Apakah dasar atau peraturan yang boleh dirujuk berkaitan Perisytiharan Harta?
(i) Peraturan 10, Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan Dan Tatatertib) 1993 bertarikh 25 November 1993;
(ii) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2002 bertarikh 30 Julai 2002 - Pemilikan Dan Perisytiharan Harta Oleh Pegawai Awam;
(iii) Surat Edaran JPA Bil. JPA(S)TT. 7076 Jld. 9 (101) bertarikh 28 November 2003 - Kewajipan Mengisytiharkan Harta Oleh Pegawai Awam Di Bawah Peraturan 10, Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan Dan Tatatertib) 1993;
(iv) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 12 Tahun 2005 bertarikh 6 Jun 2008- Pelaksanaan Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia;
(v) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 8 Tahun 2008 bertarikh 23 Mei 2008 - Pelaksanaan Modul Pengurusan Rekod Peribadi – Submodul Perisytiharan Harta;
(vi) Surat Edaran JPA Bil. JPA(S)TT7076 Klt. 12 (99) bertarikh 29 Julai 2009 - Pematuhan Kepada Arahan Di Perenggan 9, Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2002 Mengenai Pemilikan Dan Perisytiharan Harta Oleh Pegawai Awam; dan
(vii) Surat Edaran JPA Bil. JPA(S)TT. 71/12/1 Jld. 6 (15) bertarikh 29 Mac 2010- Penetapan Harta Di Bawah Subperaturan 10(8) Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan Dan Tatatertib) 1993
2. Siapakah yang perlu membuat Perisytiharan Harta?
Merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2002. Pegawai perlu mengisytihar harta apabila:
(i) Dilantik ke dalam perkhidmatan awam;
(ii) Dikehendaki oleh kerajaan;
(iii) Memperolehi harta tambahan;
(iv) Melupuskan harta; dan.
(v) Membuat perisytiharan sekali dalam tempoh 5 tahun dari tarikh perisytiharan harta terdahulu jika dalam tempoh tersebut tidak memperolehi apa-apa harta tambahan atau tidak melupuskan harta.
3. Bagaimana saya ingin tahu perisytiharan harta saya telah dihantar kepada Urus setia agar tidak berlaku penghantaran berulang kali?
Apabila maklumat harta telah dihantar, Pemilik Kompetensi boleh memantau status perisytiharan harta tersebut di menu ‘Papar Status Perisytiharan Harta’.
4. Bagaimana cara untuk saya melupuskan harta (harta tersebut telah diisytihar menerusi kaedah manual sebelum penggunaan HRMIS diperkenalkan)?
Jika Pemilik Kompetensi hendak melupuskan harta yang telah diisytiharkan (harta yang telah diisytihar menerusi kaedah manual sebelum HRMIS diperkenalkan), Pemilik Kompetensi perlu mengisytiharkan harta tersebut terlebih dahulu menerusi HRMIS.
Setelah harta tersebut telah diambil maklum, Pemilik Kompetensi boleh membuat pelupusan harta menerusi HRMIS.
5. Bagaimana cara untuk saya mengetahui bahawa perisytiharan harta saya telah diambil maklum seterusnya mencetak surat kelulusan tersebut?
Terdapat dua (2) kaedah untuk menyemak status perisytiharan harta Pemilik Kompetensi:
(i) Menerusi Peti Pesanan
(a) Klik pada ‘Peti Pesanan’ di sudut kiri laman utama HRMIS;
(b) Pilih Modul ‘Pengurusan Rekod Peribadi’ dari senarai drop-down di sudut atas kiri; dan
(c) Pilih rekod yang berkaitan.
(ii) Menerusi Modul Pengurusan Rekod Peribadi
(a) Klik pada ‘Modul Pengurusan Rekod Peribadi’ di laman utama HRMIS;
(b) Klik pada Sub Modul ‘Perisytiharan Harta’ di sebelah kiri;
(c) Klik pada menu ‘Papar Status Perisytiharan Harta atau Syarikat/Perniagaan Persendirian’ di sebelah kiri;
(d) Status Perisytiharan Harta pemilik kompetensi dipaparkan; dan
(e) Pilih rekod yang berkaitan.
(iii) Bagi mencetak surat kelulusan perisytiharan harta
(a) Pilih dan klik pada jenis harta yang telah diluluskan Ketua Jabatan (‘Perisytiharan Diambil Maklum’);
(b) Pilih format untuk di cetak kepada ‘Acrobat (PDF) file’ dan klik ‘Export’ di sudut atas kanan;
(c) Klik butang Save untuk tujuan simpanan pemilik kompetensi kemudian klik Open untuk papar surat kelulusan;
(d) Klik ikon printer untuk cetak surat kelulusan tersebut;
(e) Bagi tujuan paparan/ cetakan ‘Borang Perisytiharan Harta’, klik pada hyperlink ‘Papar Borang Perisytiharan Harta’; dan
(f) Bagi tujuan paparan jenis dan keterangan harta yang telah diambil maklum, klik pada hyperlink ‘Papar Maklumat Harta’.
6. Apakah yang perlu dilakukan setelah kelulusan perisytiharan harta diperoleh?
Setelah perisytiharan harta Pemilik Kompetensi telah diambil maklum, sesalinan surat kelulusan perisytiharan harta tersebut perlu dikemukakan ke Bahagian Pengurusan Sumber Manusia atau Bahagian Pentadbiran (bagi Jabatan Audit Negara Negeri dan Akademi Audit Negara sahaja) bagi tujuan pengemaskinian Buku Perkhidmatan Pemilik Kompetensi.
Sumber:
i. Peraturan 10, Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan Dan Tatatertib) 1993;
ii. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2002 - Pemilikan Dan Perisytiharan Harta Oleh Pegawai Awam;
iii. Surat Edaran JPA Bil. JPA(S)TT. 7076 Jld. 9 (101) - Kewajipan Mengisytiharkan Harta Oleh Pegawai Awam Di Bawah Peraturan 10, Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan Dan Tatatertib) 1993;
iv. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 12 Tahun 2005 - Pelaksanaan Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia;
v. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 8 Tahun 2008 - Pelaksanaan Modul Pengurusan Rekod Peribadi – Submodul Perisytiharan Harta;
vi. Surat Edaran JPA Bil. JPA(S)TT7076 Klt. 12 (99) - Pematuhan Kepada Arahan Di Perenggan 9, Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2002 Mengenai Pemilikan Dan Perisytiharan Harta Oleh Pegawai Awam; dan
vii. Surat Edaran JPA Bil. JPA(S)TT. 71/12/1 Jld. 6 (15) - Penetapan Harta Di Bawah Subperaturan 10(8) Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan Dan Tatatertib) 1993
Untuk pertanyaan lanjut:
| Nama Pegawai | : | Puan Saadiah binti Mohammed |
| No. Tel | : | 03-88899250 |
| Alamat e-mel | : | Alamat emel ini dilindungi dari Spambot. Anda perlu hidupkan JavaScript untuk melihatnya. |
C. 2. SOALAN LAZIM PEPERIKSAAN
1. Bagaimanakah cara Juruaudit /Pen. Juruaudit ingin memohon Peperiksaan Perkhidmatan Jabatan Audit Negara?
Pemohonan kali Pertama:
Bagi Pemohon yang pertama kali ingin memohon untuk menduduki Peperiksaan Jabatan Audit Negara hendaklah terlebih dahulu mendaftar sebagai pengguna dengan mengisi maklumat diri di Sistem e-Peperiksaan Jabatan Audit Negara. Setelah disahkan oleh pihak urusetia, pemohon akan menerima ID Pengguna dan Katalaluan untuk memasuki Sistem peperiksaan bagi memohon peperiksaan di Jabatan Audit Negara. Ini bermaksud pemohon dikehendaki mendaftar dua kali iaitu pendaftaran sebagai pengguna dan pendaftaran untuk menduduki peperiksaan yang dikehendaki.
Pemohonan kali kedua:
Bagi pemohon yang telah mendaftar sebagai pengguna. Beliau hanya perlu memasuki sistem peperiksaan Jabatan Audit negara dengan menggunakan id dan katalaluan yang sama dan mengisi maklumat permohonan peperiksaan yang dikehendaki.
2. Peperiksaan apakah yang dianjurkan oleh jabatan Audit Negara?
Peperiksaan yang dianjurkan oleh Jabatan ini adalah Peperiksaan Perkhidmatan bagi Juruaudit Gred W41 dan Penolong Juruaudit Gred W27 dalam percubaan dan Peperiksaan Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (KPSL) ke Penolong Juruaudit Gred W27.
3. Dimanakah boleh saya dapatkan Sukatan Peperiksaan Jabatan Audit Negara?
Sukatan Peperiksaan Jabatan Audit Negara boleh dimuat turun di muka hadapan laman e-peperiksaan Jabatan Audit Negara.
4. Bila dan dimanakah saya boleh menyemak dan mencetak pusat serta nombor angka giliran saya?.
Calon dibenarkan menyemak dan mencetak pusat serta angka giliran peperiksaan pada dua (2) minggu sebelum tarikh peperiksaan dijalankan melalui sistem ePeperiksaan.
5. Bilakah keputusan peperiksaan dikeluarkan?
Keputusan peperiksaan akan dikeluarkan setelah mendapat kelulusan dari Panel Peperiksaan Jabatan dan akan diedarkan secara online melalui epeperiksaan. Calon-calon dikehendaki melayari sistem epeperiksaan ini untuk melihat pengumuman terkini mengenai tarikh keputusan dikeluarkan.
Calon-calon dikehendaki mencetak keputusan dan menghantar salinan keputusan kepada Bahagian Pengurusan Sumber Manusia masing-masing untuk direkodkan ke dalam buku perkhidmatan.
6. Saya adalah Juruaudit/Penolong Juruaudit yang dilantik oleh agensi Kerajaan (Majlis Daerah/Yayasan/Majlis Perbandaran) dan perlu mengambil serta lulus peperiksaan Jabatan sebagai salah satu syarat pengesahan jawatan. Di jabatan dimana saya bertugas tidak menyediakan peperiksaan Jabatan untuk skim tersebut. Bolehkah saya mengambil peperiksaan untuk tujuan pengesahan jawatan di Jabatan Audit Negara?
Ya, boleh.
7. Saya sebagai Juruaudit/Penolong Juruaudit sebuah agensi Kerajaan (Majlis Daerah/Yayasan/Majlis Perbandaran) ingin memohon mengambil peperiksaan Jabatan Audit Negara bagi tujuan pengesahan jawatan. Apakah kertas peperiksaan yang perlu saya ambil?
Kertas peperiksaan yang wajib diambil ialah Kertas Bahagian II - Perlembagaan dan Undang-undang, Kertas Bahagian III - Perakaunan dan Kertas Bahagian IV - Pengauditan.
8. Saya sebagai Juruaudit/Penolong Juruaudit sebuah agensi Kerajaan (Majlis Daerah/Yayasan/Majlis Perbandaran) ingin memohon mengambil peperiksaan Jabatan Audit Negara bagi tujuan pengesahan jawatan. Untuk makluman saya telah mengambil Kertas Bahagian II – Perlembagaan dan Undang-undang di Jabatan Perkhidmatan Awam(JPA) dan telah lulus. Adakah perlu saya mengambil Kertas Bahagian II – Perlembagaan dan Undang-undang di Jabatan Audit Negara?
Tidak perlu, jika Ketua Jabatan di mana tuan bertugas memperakui menerima pakai Kertas Bahagian II – Perlembagaan dan Undang-undang yang disediakan oleh pihak Jabatan Perkhidmatan Awam. Bagaimanapun, Jabatan tuan/puan perlu menghantar surat rasmi kepada Jabatan Audit Negara bagi mengesahkan penerimaan keputusan tersebut untuk dikecualikan daripada menduduki kertas Bahagian II di jabatan Audit Negara.
9. Saya telah dinaikkan pangkat daripada Jawatan Penolong Juruaudit gred W32 ke Juruaudit Gred W41. Adakah perlu saya mengambil ketiga-tiga Kertas Bahagian II – Perlembagaan dan Undang-undang, Bahagian III – Perakaunan dan Bahagian IV – Pengauditan untuk pengesahan jawatan Juruaudit Gred W41 sedangkan saya telah pun mengambil ketiga-tiga kertas yang sama dan telah lulus semasa pengesahan jawatan Penolong Juruaudit Gred W27?
Tuan adalah wajib mengambil ketiga-tiga kertas tersebut kerana sukatan peperiksaan dan skop soalan peperiksaan bagi kedua-dua gred jawatan adalah berbeza
10. Saya adalah seorang Pembantu Juruaudit Gred W17 lantikan sebuah agensi kerajaan. Memandangkan hanya saya seorang sahaja berjawatan sedemikian di agensi tersebut, tiada kertas peperiksaan di sediakan untuk jawatan tersebut sedangkan saya perlu lalui dan lulus peperiksaan jabatan sebagai salah satu syarat pengesahan jawatan. Adakah pihak Jabatan Audit Negara ada menyediakan peperiksaan untuk jawatan Pembantu Juruaudit Gred W17.
Tidak.
11. Saya adalah Juruadit/Penolong Juruadit yang bukan kakitangan Jabatan Audit Negara. Adakah sebarang bayaran dikenakan jika saya memgambil peperiksaan jabatan di Jabatan Audit Negara?
Tiada sebarang bayaran dikenakan.
12. Adakah peperiksaan KPSL (Kenaikan Pangkat Secara Lantikan) ke Penolong Juruaudit Gred W27 masih dilaksanakan oleh Jabatan Audit Negara dan terbuka kepada kakitangan bukan lantikan Jabatan Audit Negara?
Ya, Jabatan Audit Negara masih melaksanakan peperiksaan tersebut dan terbuka kepada mana-mana pegawai berjawatan Pembantu Juruaudit Gred W17, W22 dan W26 yang telah sah perkhidmatannya.
13. Saya telah memohon untuk menduduki peperiksaan yang dianjurkan oleh Jabatan Audit Negara. Tetapi saya tidak hadir sewaktu peperiksaan itu dijalankan. Apakah tindakan yang diambil dari pihak urusetia peperiksaan?
Tindakan yang diambil adalah pihak urusetia akan mengeluarkan surat tunjuk sebab mengenai ketidakhadiran tuan/puan yang akan dihantar melalui ketua jabatan masing-masing. Tuan/puan hendaklah memberi penjelasan terhadap ketidakhadiran itu dalam tempoh dua(2) minggu dari tarikh surat itu dikeluarkan. Jika tiada penjelasan dari pihak tuan/puan mengenai ketidakhadiran ini. Tuan/puan berkemungkinan akan digantung untuk memohon peperiksaan yang akan datang.
14. Dimanakah boleh saya dapatkan soalan-soalan peperiksaan Perhidmatan siri-siri yang lepas untuk rujukan saya bagi menghadapi peperiksaan yang akan datang?
Soalan-soalan yang lepas bolehlah diperolehi di Perpustakaan Akademi Audit Negara atau di Jabatan-Jabatan Audit Negeri.
D. CAWANGAN PEMBANGUNAN MODAL INSAN
D.1 - DASAR LATIHAN JABATAN AUDIT NEGARA
1. Apakah dasar atau peraturan yang boleh dirujuk berkaitan Latihan?
(i) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005 - Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam.
(ii) Dasar Latihan Jabatan Audit Negara.
(iii) Buku Log Latihan Jabatan Audit Negara.
2. Sekiranya pegawai belajar sendiri, tanpa melibatkan secara bersemuka, adakah ianya dikira sebagai latihan?
Merujuk kepada Panduan Penggunaan Buku Log Jabatan Audit Negara, program latihan dipecahkan kepada tiga kumpulan iaitu:
(i) LATIHAN
- Bermaksud latihan yang dijalankan selama 6 jam secara bersemuka dan berterusan anjuran Jabatan, Bahagian atau Agensi Luar di dalam dan luar Negara seperti kursus, seminar, forum dan sebagainya;
(ii) SESI PEMBELAJARAN
- Sebarang aktiviti atau pembelajaran secara bersemuka yang tempohnya kurang 6 jam sehari, anjuran Jabatan, Bahagian dan Agensi Luar seperti Ceramah Eksekutif, Bicara Ilmu dan sebagainya; dan
(iii) PEMBELAJARAN KENDIRI
- Kaedah pembelajaran yang berkonsepkan belajar atas daya usaha sendiri. Pembelajaran melibatkan secara bersemuka dan tidak bersemuka (online) seperti penggunaan portal e-pembelajaran yang diiktiraf oleh Jabatan dan sebagainya.
3. Sekiranya saya hadir beberapa sesi pembelajaran, berapa tempoh jam yang perlu dikumpulkan untuk melayakkan saya mendapat 1 hari berkursus?
Merujuk kepada Panduan Penggunaan Buku Log Jabatan Audit Negara, pengiraan bilangan hari berkursus adalah seperti berikut:
(i) LATIHAN
- Tempoh 6 jam berterusan diiktiraf sebagai 1 hari berkursus;
(ii) SESI PEMBELAJARAN
- Kehadiran 6 jam yang dikumpulkan secara berterusan dikira bersamaan 1 hari berkursus
(iii) PEMBELAJARAN KENDIRI
- Satu sesi pembentangan dianggap 1 hari berkursus, diadakan diperingkat Jabatan, Bahagian, Cawangan atau Seksyen. Dan seorang pegawai di peringkat sekurang-kurangnya Pegawai Gred 48 dan ke atas perlu hadir sebagai penyelia. (Terhad untuk 3 kali pembentangan sahaja)
4. Di manakah maklumat yang boleh diperolehi sekiranya pegawai berminat untuk memohon Program Sangkutan/internship dan Cross Fertilisation dengan agensi luar?
Cawangan Pembangunan Modal Insan, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Sektor Pengurusan, Jabatan Audit Negara bertanggungjawab menguruskan perihal Program Sangkutan /Internship dan Cross Fertilisation bagi Jabatan Audit Negara. Edaran mengenainya akan dimaklumkan sekurang-kurangnya setahun sekali melalui e-mel dan Portal JAN.
D.2 - LATIHAN INDUSTRI
1. Apakah dasar atau peraturan yang boleh dirujuk berkaitan Latihan Industri?
(iv) Surat Edaran JPA Bil. JPA(L)S. 175/4/4-2 bertarikh 24 Ogos 2011 – Elaun Bagi Pelajar Institusi Pengajian Tinggi Mengikuti Latihan Amal Di Agensi Kerajaan; dan
(v) Garis Panduan Dan Peraturan PengambilanDan PembayaranElaun PelajarInstitut Pengajian Tinggi Awam Dan SwastaYang Menjalani Latihan Industri Di Jabatan Audit Negara.
2. Siapakah yang layak untuk memohon Latihan Industri di Jabatan Audit Negara?
Merujuk kepada Garis Panduan Dan Peraturan PengambilanDan Pembayaran Elaun Pelajar Institut Pengajian Tinggi Awam Dan SwastaYang Menjalani Latihan Industri Di Jabatan Audit Negara, pelajar yang layak memohon adalah:
(iv) Pelajar terdiri daripada Warganegara Malaysia sahaja;
(v) Pelajar Institus Pengajian Tinggi Awam dan Swasta yang sedang Mangikuti pengajian di peringkat Diploma dan Ijazah di Malaysia; dan
(vi) Bidang pengajian pelajar adalah dalam jurusan yang berkaitan dengan bidang tugas di Jabatan ini seperti perakaunan, kewangan, pentadbiran pejabat, teknologi maklumat, sains komputer, kujuruteraan, kesetiausahaan, pengurusan sumber manusia dan lain-lain bidang yang berkaitan.
Untuk pertanyaan lanjut:
| Nama Pegawai | : | Puan Asrina binti Mahadi | Puan Suraya binti Adnan | |
| No. Tel | : | 03 - 8889 9268 | 03 - 8889 9253 | |
| Alamat e-mel | : | Alamat emel ini dilindungi dari Spambot. Anda perlu hidupkan JavaScript untuk melihatnya. |
E. SOALAN UMUM
1. Bagaimanakah cara untuk memohon jawatan di Jabatan Audit Negara (JAN)?
Semua jawatan yang ditawarkan oleh Jabatan Audit Negara diuruskan oleh Suruhanjaya Perkhidmatan Awam. Permohonan jawatan boleh dibuat melalui pautan di bawah :
http://www.spa.gov.my/Portal/Pemohon_Pekerjaan
JAN hanya menguruskan permohonan jawatan bagi Pembantu Am Pejabat (PAP) dan Pemandu Jabatan sahaja. Sebarang maklumat lanjut mengenai kekosongan jawatan ini akan dimaklumkan melalui laman web Jabatan dari semasa ke semasa.
2. Bagaimanakah caranya untuk memohon untuk menjalani latihan praktikal di Jabatan Audit Negara?
Kesemua permohonan untuk membuat latihan praktikal di JAN (termasuk di JAN negeri) perlulah dihantar kepada :
CAWANGAN PEMBANGUNAN MODAL INSAN
BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
JABATAN AUDIT NEGARA
NO 15 ARAS 1 PERSIARAN PERDANA PRESINT 2
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN
62518 PUTRAJAYA
3. Bagaimanakah prosedur bagi memohon membuat lawatan ke Jabatan Audit Negara?
Sebarang permohonan lawatan ke JAN/AAN perlulah dimajukan kepada alamat seperti berikut di bawah :
SEKSYEN PEMBANGUNAN DAN PENYELARASAN
AKADEMI AUDIT NEGARA
PERSIARAN TIMUR 3, BANDAR ENSTEK
71760 NILAI, NEGERI SEMBILAN
06-782 2020
4. Di mana Laporan Ketua Audit Negara boleh diperolehi?
5. Kesemua LKAN boleh dimuat turun daripada website JAN melalui pautan berikut:
i. Persekutuan
ii. Negeri
iii. Badan Berkanun Persekutuan
Badan Berkanun Persekutuan 2010
6. Di manakah buku kecemerlangan pengurusan kewangan dari Perspektif Jabatan Audit Negara boleh diperolehi?
Buku ini boleh dibeli daripada mana-mana cawangan INTAN ataupun melalui pautan berikut:
http://apps.intan.my/epurchasing/index.php?dispatch=products.view&product_id=125
Sekiranya maklumat yang dicari tiada dalam senarai Soalan Lazim, mohon Tuan/Puan untuk menghubungi Jabatan Audit Negara di alamat email berikut:
Alamat emel ini dilindungi dari Spambot. Anda perlu hidupkan JavaScript untuk melihatnya.
